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Con il provvedimento n. 476 del 18 giugno 2026, il Garante per la protezione dei dati personali (cd. Garante della Privacy) si è espresso sulle violazioni della normativa sulla privacy poste in essere da una società datrice di lavoro relative alla gestione delle caselle di posta elettronica aziendale dei dipendenti, alla conservazione dei loro dati e alle attività di controllo a distanza nei loro confronti illegittimamente poste in essere.
Secondo il Garante:
- l’indirizzo di posta aziendale individualizzato (ovvero assegnato a uno specifico lavoratore), così come il contenuto della posta elettronica presente nell’account, costituiscono dati personali del lavoratore stesso, con la conseguenza che è necessario applicare alla mail aziendale della garanzia di riservatezza della corrispondenza;
- la raccolta e la conservazione dei dati e dei messaggi di posta elettronica non hanno natura di strumento di lavoro in quanto non sono indispensabili per rendere la prestazione lavorativa, e, per l’effetto, tale conservazione dovrebbe essere sottoposta alla preventiva autorizzazione sindacale o amministrativa prevista dall’art. 4 c. 1 dello Statuto dei lavoratori.
Tale ragionamento ha portato il Garante a irrogare una sanzione amministrativa pari a €460.000 nei confronti della società per aver trattato in modo illecito i dati personali dei dipendenti poiché aveva effettuato accessi alle caselle di posta elettronica aziendale di due ex dipendenti al fine di verificare la fondatezza di loro presunti comportamenti illeciti risalenti fino a 2 anni prima dell’insorgere di tale sospetto.
Tale operazione era stata possibile grazie alla sistematica raccolta e conservazione – da parte del datore – dei dati relativi alla posta elettronica mediante backup per tutta la durata del rapporto di lavoro e fino a 5 anni dopo la cessazione, nonché dei relativi log per un periodo di 6 mesi: il Garante ha riconosciuto dette tempistiche come eccessive e tali modalità assolutamente prive delle necessarie garanzie.
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