Payroll: Vergütungselemente Während Einer Entsendung

In diesem Alert gehen wir auf die Vergütungselemente während einer Entsendung ein. Die Zulagen während einer Entsendung sind ein zentraler Bestandteil der Vergütungspolitik für Entsendungen. Sie dienen dazu, Mehraufwand, Risiken und Lebensstandardunterschiede zwischen Heimat- und Einsatzland auszugleichen.

Auf einige dieser Vergütungsformen gehen wir im nachfolgenden anhand eines Beispiels ein, und beurteilen diese aus Schweizer Sicht.

Beispiel

Der Mitarbeiter Ingo Kleiner (deutscher Staatsbürger), Unternehmensberater der Consult AG in München, ist für einen Zeitraum von zwei Jahren (vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2025) nach Zürich (Schweiz) entsendet. Der Grund des Einsatzes ist ein Projekteinsatz in der Schweizer Tochtergesellschaft der Consult AG. Die Kosten des Einsatzes werden in die Schweiz weiterbelastet.

Herr Kleiner ist verheiratet und hat zwei Kinder, die 3 und 15 Jahre alt sind. Seine Ehefrau und die zwei Kinder begleiten ihn nach Zürich. Die Ehefrau und die Kinder sind amerikanische Staatsangehörige und sprechen lediglich Englisch. Bis Juli 2023 haben alle zusammen in den USA gelebt.

Er erhält neben seinem Basisgehalt und dem Bonus zudem noch die folgenden zusätzlichen Vergütungselemente:

• Basisgehalt: EUR 150'000
• Expat Allowance: EUR 2'500 (Brutto) pro Monat
• Lebenshaltungskostenzulage: +5% vom Basisgehalt
• Wohnkostenzulage: EUR 5'000 (brutto) pro Monat
• Schulkosten: Erstattung der effektiven Kosten
• 1 Home Leave
• Spousal Support: effektive Kosten von maximal EUR 800 pro Jahr

Das Basisgehalt sowie sämtliche Vergütungselemente werden weiterhin aus Deutschland ausbezahlt. Herr Kleiner verbleibt während des Einsatzes in der Schweiz weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig und ist in der Schweiz steuerpflichtig.

Da Herr Kleiner in der Schweiz arbeitet und die Kosten seines Einsatzes von seinem Arbeitgeber der Consult AG in München an die Schweizer Tochtergesellschaft weiterbelastet werden, ist er in der Schweiz quellensteuerpflichtig. Dies bedeutet, dass die Schweizer Tochtergesellschaft für ihn eine Shadow-Payroll einrichten muss.

Expat Allowance (Auslandszulage)

Eine der wichtigsten Zulagen ist die Expat Allowance. Sie wird in der Regel als Anerkennung für die Bereitschaft gezahlt, für einen bestimmten Zeitraum im Ausland tätig zu sein. Diese Zulage soll die persönlichen und familiären Einschränkungen kompensieren, die mit einer Entsendung verbunden sind. Üblicherweise wird sie als prozentualer Aufschlag auf das Grundgehalt berechnet.

Herr Kleiner erhält eine Expat Allowance von EUR 2'500 als Bruttobetrag pro Monat ausbezahlt.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der deutschen Sozialversicherungspflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, werden die anfallenden Arbeitnehmerbeiträge von diesem Betrag in Abzug gebracht.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der Schweizer Quellensteuerpflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, wird die darauf anfallende Quellensteuer von diesem Betrag in Abzug gebracht.

Lebenshaltungskostenzulage

Die Lebenshaltungskostenzulage ist auch bekannt als «Cost of Living Allowance» (COLA). Diese gleicht Unterschiede in den Lebenshaltungskosten zwischen dem Heimat- und dem Gastland aus. In Ländern, in denen das allgemeine Preisniveau deutlich höher liegt als im Herkunftsland, wird die Zulage erhöht, um den bisherigen Lebensstandard des Mitarbeiters zu sichern. Grundlage für die Berechnung sind oft internationale Lebenshaltungskostenindizes, die regelmässig angepasst werden.

Herr Kleiner erhält eine Lebenshaltungskostenzulage von 5% vom Basisgehalt. Dies ergibt einen Betrag von EUR 7'500 pro Jahr und wird in 12 gleichen Raten in der Höhe von EUR 625 bezahlt.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der deutschen Sozialversicherungspflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, werden die anfallenden Arbeitnehmerbeiträge von diesem Betrag in Abzug gebracht.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der Schweizer Quellensteuerpflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, wird die darauf anfallende Quellensteuer von diesem Betrag in Abzug gebracht.

Wohnkostenzulage / Mietzulage

Von grosser praktischer Bedeutung ist auch die Wohnkostenzulage. Da die Miet- und Immobilienpreise im Ausland im Vergleich zum Heimatwohnort stark variieren können, übernehmen viele Arbeitgeber die Kosten für eine angemessene Unterkunft oder stellen eine Dienstwohnung zur Verfügung. Alternativ wird häufig eine pauschale monatliche Zahlung vereinbart, um die höheren Wohnkosten auszugleichen.

Herr Kleiner erhält eine Mietzulage von EUR 5'000 als Bruttobetrag pro Monat ausbezahlt.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der deutschen Sozialversicherungspflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, werden die anfallenden Arbeitnehmerbeiträge von diesem Betrag in Abzug gebracht.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Der Betrag ist als Pauschalbetrag definiert und unterliegt der Schweizer Quellensteuerpflicht. Da der Betrag als Bruttobetrag definiert ist, wird die darauf anfallende Quellensteuer von diesem Betrag in Abzug gebracht.

Für den Fall, dass Herr Kleiner die Wohnung in München, in der er vor dem Einsatz in der Schweiz gelebt hat, nicht aufgegeben hat, ausserdem diese auch nicht untervermietet ist und der Arbeitgeber die effektive Miete für eine angemessene Wohnung direkt bezahlen würde, könnte dies steuerfrei ausbezahlt werden.

Schulkostenerstattung

Darüber hinaus erhalten entsandte Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern häufig eine Schulzulage. Diese deckt die Kosten für internationale Schulen oder andere geeignete Bildungseinrichtungen im Gastland ab. Sie soll sicherstellen, dass die Kinder während der Entsendung eine kontinuierliche Schulbildung erhalten können, ohne dass die Familie finanziell übermässig belastet wird.

Herr Kleiner erhält die effektiven Schulkosten für seine Kinder erstattet.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Die Erstattung der Schulkosten für die Kinder im Rahmen eines Einsatzes sind in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig, sofern die Übernahme der Schulkosten ausschliesslich durch die Entsendung veranlasst ist.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Sofern die Kinder nicht in eine lokale Schule gehen können, können die Schulkosten für eine internationale Schule vom Arbeitgeber übernommen werden, ohne dass diese der Besteuerung zu unterwerfen sind. Grundsätzlich würde man im Fall von Herrn Kleiner, als deutscher Staatsbürger, davon ausgehen, dass die Kinder in eine lokale Schule gehen können. Auf Grund der Tatsache, dass die Familie allerdings bis vor 6 Monate vor dem Einsatz in den USA gelebt hat und wenn nachgewiesen werden kann, dass sie dort in keiner deutschen Schule waren, besteht die Möglichkeit, dass die Erstattung der Schulkosten steuerfrei erfolgt.

Home Leave

Eine weitere Form der Unterstützung ist die Reisekostenzulage, die sogenannte Home Leave- Regelung. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden und ihren Familien, in regelmässigen Abständen Heimreisen in das Herkunftsland zu unternehmen. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der sozialen Bindungen bei und erleichtert die Rückkehr nach Ende der Entsendung.

Herr Kleiner erhält einen Home Leave für ihn selbst und seine Familie.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Die Erstattung der Reisekosten für den Mitarbeiter ist nicht sozialversicherungspflichtig, sofern er den Home Leave in München mit dem Besuch im Büro verbindet. Die Erstattung der Reisekosten für die Familie sind jedoch sozialversicherungspflichtig.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Die Erstattung der Reisekosten für den Mitarbeiter ist nicht quellensteuerpflichtig, sofern er den Home Leave in München mit dem Besuch im Büro verbindet. Die Erstattung der Reisekosten für die Familie sind jedoch in jedem Fall quellensteuerpflichtig.

Spousal Support

Spousal Support bezeichnet die Unterstützung des mitreisenden Ehe- oder Lebenspartners eines entsandten Mitarbeiters. Ziel ist es, die Integration im Gastland zu erleichtern und mögliche persönliche oder berufliche Nachteile auszugleichen.

Dies umfasst üblicherweise: Berufliche Unterstützung wie bspw. Hilfe bei Jobsuche, Qualifizierung oder Coaching, Sprach- und Integrationskurse, Weiterbildungskurse. Spousal Support stabilisiert die Lebenssituation der Familie, erhöht die Motivation des Mitarbeiters und trägt zum Erfolg der Entsendung bei.

Herr Kleiner erhält für seine Ehefrau ein Spousal Support von max. EUR 800 nach Vorlage von entsprechenden Rechnungen.

• Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung (Deutschland): Die Erstattung der Kosten ist sozialversicherungspflichtig.
• Steuerpflichtige Beurteilung (Schweiz): Die Erstattung der Kosten ist quellensteuerpflichtig.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die verschiedenen Zulagen während einer Entsendung dazu dienen, für den Entsendeten die finanziellen, sozialen und persönlichen Herausforderungen eines Auslandseinsatzes abzufedern. Sie tragen wesentlich dazu bei, die Attraktivität internationaler Einsätze zu erhöhen und sicherzustellen, dass Mitarbeitende unter fairen und ausgewogenen Bedingungen im Ausland tätig sein können. Die konkrete Ausgestaltung dieser Zulagen hängt dabei stets von der Entsendepolitik des Unternehmens, den jeweiligen, individuellen Bedingungen des Einsatzlandes sowie der individuellen Familiensituation der Entsendeten ab.

Für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist der Einzelfall massgebend und daher auch jeder Fall einzeln zu beurteilen.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.