更新情報：Form I-9のリモートフレキシビリティ制度が2023年7月31日に終了／対面での審査を8月30日までに実施する必要－その理由は？

国土安全保障省(DHS)は、COVID-19により導入されたForm I-9 に関するリモートフレキシビリティ制度を2022年11月1日から2023年7月31日まで延長しました。その後の2023年5月5日、移民・関税執行局(ICE) は、リモートフレキシビリティ制度が終了した後は、30日以内にForm I-9の要件を満たす対応が求められることを発表しました。すなわち、2020年3月20日以降に採用され、かつForm I-9に関する書類がリモートで審査された従業員については、2023年8月30日までに身分・就労許可証明書の確認を対面で実施する必要があります。（対面審査を行った際のForm I-9への注釈の書き方については、以前配信したClient Alertをご参照ください。）

なお、新たなForm I-9 （1ページのもの）及びリモートでの審査オプション（E-Verify登録済の雇用主など、限定的なリモートオプション）は2023年に運用開始予定である点に留意する必要があります。

2023年にE-Verify登録済の雇用主について、新たなForm I-9及びリモートでの審査オプションが利用可能となる中、リモートで書類を審査したForm I-9についてわざわざ再検証する必要があるのか?

率直にいうと、答えは「Yes」です。DHSは、米国移民弁護士協会（AILA）の連絡委員会の会合やAILAの会議において、パンデミック最中の2020年3月20日以降にリモートでの書類審査を通じて作成されたForm I-9に対するICEの執行措置が停止されるわけではないこと、及びICEは雇用主が集団的に必要措置を講じるために、1か月間の猶予期間を設けることを示唆しています。

雇用主がリモートでForm I-9の書類審査を完了させた場合において、更なる身分・就労許可証明書の対面審査を実施しないと判断した場合はどうなるか?

ICEがリモート審査は原則としてForm I-9のの作成時求められる審査要件を満たさないと判断した場合はどうなるでしょうか？ リモートフレキシビリティ制度を使って書類審査をした場合でも、実質的な違反となるのでしょうか？

この点に関し、 U.S. v. Seven Elephants Distributing Corp., 10 OCAHO 1173 (March 18, 2013) では、 行政法判事（ALJ）により、雇用主がForm I-9確認用の書類をコピーしていたとしても、それはForm I-9のSection 2を完了したことにはならないと判断されました。8 CFR §274a.2(b)(3). 加えて、Section 2に関する認証を怠ることは、実質的な違反に該当すると判断されています。さらに、2016年の別のケースでは、「Section 2のList AからCまでの書類の確認や検証を怠ること」は、実質的な事務処理違反と判断されています。United Statesv. Frimmel Mgmt., LLC, 12 OCAHO no. 1271c, 16 (2016) (Virtue Memorandum 3–4を引用).

もっとも、リモートでの書類審査は、政府が採用したリモートフレキシビリティ制度に基づくものであり、これが通常のForm I-9の手続と唯一異なる点です。Section 2の記入漏れといった事象ではありません。雇用主はリモートでではありますが、書類審査をした上でSection 2を記入しているわけです。ですが、リモートフレキシビリティという一時的な政策によるものであっても、罰則が適用される可能性があります。一時的なCOVID-19によるリモートフレキシビリティ制度を使って完成されたForm I-9については、対面での確認を実施するための猶予期間を設ける、または、罰則対象から除外するといった措置が合理的であると思われ、対面での書面審査をしなかったことが実質的な違反と判断されるべきではないでしょう。しかしながら、ICEがこのようなアプローチを採用することはないと思われるため、この問題に関係する雇用主による、議会の代表者への一糸乱れぬ呼びかけが必要となるでしょう。

Form I-9に関する事務処理違反または就労資格を有しない者を雇用した場合（雇用継続を含む）の罰則は以下の通りです:

結論

ICEが恣意的に定めた期限までにForm I-9に関連する身分・就労許可に関する証明書の対面審査を完了できなかったことをもって、なぜ実質的な違反として取り扱われるのでしょうか？また、DHSが近い将来、E-Verify 登録を済ませた雇用主に対して、限られた状況下でのForm I-9のリモートオプションを認める動きがあるにもかかわらず、このような強硬なアプローチをなぜとるのでしょうか？現実的かつ合理的な意味はほとんどないように思われます。

どのように対応するべきか?

ICEが設定した新たな期限までに行う、実施済のリモート審査への対応（Form I-9の書類の対面審査）に関するリスク評価に際しては、法律顧問に相談すべきです。また、2020年3月20日に発表された限定的なリモートオプションを利用してきた雇用主については、2023年7月31日より前にForm I-9のリモートでの書類審査を終了させることを確認してください。加えて、新たなForm I-9の形式と限定的なリモートオプションの可能性についてもチェックをしておく必要があります。

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