Waar Kunnen Klokkenluiders Terecht Met Meldingen?

De klokkenluiderswet verplicht organisaties vanaf 50werknemers om een eigen meldingskanaal aan te bieden voor onregelmatigheden. Hoe gaat u daar als duurzame onderneming verstandig mee om?

Maatschappelijke rol.Klokkenluiders spelen een belangrijke maatschappelijke rol door inbreuken, misstanden, fraude of ander strafbaar gedrag binnen organisaties aan te kaarten. Dit moet bedrijven toelaten om de nodige maatregelen te nemen om hiertegen op te treden. De vrees voor vergeldingsmaatregelen kan echter afschrikken om meldingen te maken.

De klokkenluiderswet.Gelukkig zorgt de klokkenluiderswet voor bescherming. Dat is een omzetting van een Europese richtlijn (https://bit.ly/4bEo5WJ) uit2019. Voor de privésector en verenigingen betreft het een wet van 28november 2022 die op 15februari 2023 in werking trad (https://bit.ly/4ikWnRl) in ons land. Later volgde nog een koninklijk besluit over de bevoegde autoriteiten (https://bit.ly/4iGZtPq). Voor de publieke sector bestaat er een gelijkaardige regelgeving.

Welke bescherming?De klokkenluiderswet verbiedt expliciet represailles tegen klokkenluiders. Dat betekent dat de onderneming niet het recht heeft om een klokkenluider als gevolg van een melding te ontslaan, over te plaatsen, een tuchtmaatregel op te leggen of ongunstig te evalueren. Ook bv. zijn loon verlagen, een opleiding opschorten of een promotie weigeren is verboden. De identiteit van de klokkenluider mag evenmin worden bekendgemaakt zonder diens uitdrukkelijke toestemming, tenzij dit noodzakelijk en evenredig is in het kader van het onderzoek. Bovendien krijgen klokkenluiders toegang tot ondersteuningsmaatregelen en zgn. wettelijke remedies (dat zijn beschermingsmaatregelen tegen represailles, vrijstelling van aansprakelijkheid onder bepaalde voorwaarden en een omkering van de bewijslast).

Voor wie en waarvoor?

Wie kan een klokkenluider zijn?Klokkenluiders kunnen werknemers in de onderneming zijn, maar evengoed voormalige medewerkers, vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten, freelancers, consultants, onderaannemers, leveranciers, leden van de algemene vergadering, aandeelhouders en bestuurders. De bescherming voorzien in de wet is bovendien ook van toepassing op personen die de klokkenluider ondersteunen, zoals collega's en familieleden.

Voor welke inbreuken?Een inbreuk waarover melding kan worden gedaan, moet betrekking hebben op minstens éénvan de 14afgelijnde domeinen –o.a. inzake consumentenbescherming, sociale of fiscale fraude, witwaspraktijken, milieubescherming, privacy en veiligheid op meerdere vlakken.

Extra voorwaarden.De klokkenluider moet de informatie over de gemelde feiten gekregen hebben binnen zijn (voormalige) beroepsomgeving. Info die hij bv. opvangt als consument of in de privésfeer komt dus niet in aanmerking, tenzij de inbreuk betrekking heeft op schendingen inzake financiële diensten, producten en markten, of het voorkomen van witwassen van geld of terrorismefinanciering. De klokkenluider moet ook gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is én dat de informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt. Bovendien moet hij de voorziene meldingsprocedure volgen.

Eigen meldingskanaal

De klokkenluiderswet verplicht privébedrijven en verenigingen vanaf 50werknemers (voltijdse equivalenten of fte's) om een intern meldingskanaal te voorzien. Dat kan bv. een onlineformulier of een antwoordapparaat zijn, maar evengoed een tool of app zoals GoComplyWhistleblowing, WhistleblowerSoftware, Trustan,enz.

Beheerder.Men dient ook een beheerder van het intern klokkenluiderskanaal aan te stellen. Die is verantwoordelijk voor het ontvangen en opvolgen van de meldingen.

Anoniem?Uw klokkenluiderskanaal moet de mogelijkheid voorzien om anonieme meldingen te ontvangen, en er dient te worden verzekerd dat ze worden opgevolgd. Als uw onderneming minder dan 250medewerkers telt, dan bent u evenwel niet verplicht om anonieme meldingen te aanvaarden.

Persoonsgegevens.De wet stelt ook expliciet dat de meldingskanalen en de te volgen procedures de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) dienen na te leven. Uw organisatie moet dus o.a. een strikt toegangscontrolebeleid voeren en dient niet-relevante persoonsgegevens onmiddellijk te wissen uit elk dossier.

Sancties?De klokkenluiderswet legt verschillende soorten sancties op:

• Strafrechtelijke sancties(gevangenisstraf, geldboetes, administratieve boetes) wanneer u bv. niet tijdig een intern meldingskanaal organiseert, meldingen niet correct registreert, geen feedback geeft, geen meldingsbeheerder aanduidt, een melding belemmert, represailles neemt tegen de klokkenluider, onnodige procedures aanspant of de identiteit van de klokkenluider onterecht bekendmaakt;
• Ingeval van represailles kan de klokkenluider bovendien eenschadevergoedingvorderen. Voor een werknemer komt die overeen met 18 tot 26weken brutoloon (of 6maanden indien de melding betrekking heeft op witwaspraktijken of de financiering van terrorisme). Als er geen arbeidsrelatie is, dient de klokkenluider de werkelijk geleden schade te bewijzen.

Doe meer dan moet.Als duurzame onderneming kunt u overwegen om –ook als u niet onder de wettelijke verplichting valt– een (bij voorkeur anoniem) meldingskanaal voor eender welke onregelmatigheid te organiseren, dus bv. ook voor grensoverschrijdend gedrag of discriminatie. Zo benadrukt u het feit dat u het welzijn van uw medewerkers hoog in het vaandel draagt.

Andere meldingskanalen

De wet voorziet in bijkomende mogelijkheden voor klokkenluiders om inbreuken te melden, bv. in kleinere organisaties waarvoor geen intern meldingskanaal verplicht is of wanneer er geen vertrouwen is in het bedrijf. Meer bepaald:

• via hetexterne meldingskanaaldat bevoegd is voor de gemelde feiten (https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl/externe-meldingskanalen-van-de-privesector);
• via defederale Ombudsman(www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders);
• via eenpublieke openbaarmaking(op sociale netwerken, via de pers,enz.), wanneer er geen gepaste maatregelen werden genomen via de interne of externe meldingskanalen, wanneer de klokkenluider meent dat de inbreuk een onmiddellijk gevaar inhoudt voor het openbaar belang, of wanneer er –in geval van een externe melding– een risico op represailles bestaat of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen (bv. als het risico bestaat dat bewijsmateriaal wordt achtergehouden of vernietigd, of als de autoriteit samenspant met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is).

Doe meer dan moet.Als duurzame onderneming kunt u uw medewerkers informeren over deze externe meldingsmogelijkheden. Dit draagt bij aan de cultuur van transparantie en vertrouwen binnen uw organisatie.

Populariteit stijgt.Het jaarverslag van de federale Ombudsman van2024, dat op 23april 2025 werd gepubliceerd (https://www.federaalombudsman.be/nl/jaarverslag-2024-houd-het-eenvoudig), meldt alvast een sterke stijging van het aantal klokkenluidersmeldingen via deze weg: van 209 in2023 naar 580 in2024 (in de privésector). Dit benadrukt het belang van zo'n extern kanaal.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.