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Australia: New mobile app for biometrics collection for certain eligible visa applicants
Australien: Neue mobile App zur Erfassung biometrischer Daten für bestimmte berechtigte Visumantragsteller
In early December 2025, the Australian Department of Home Affairs announced that the Australian Immi App is now available in 34 countries following its recent expansion. Eligible visa applicants worldwide can now use the app to submit biometric facial data and passport information directly from their smartphones.
This digital process eliminates the need to visit a biometric collection center in person and is offered free of charge.
The final rollout is planned for early 2026, with the aim of including all countries not yet covered in the program for collecting biometric data.
Das australische Innenministerium hat Anfang Dezember 2025 bekannt gegeben, dass die “Australian Immi App” nach ihrer jüngsten Erweiterung nun in 34 Ländern verfügbar ist. Berechtigte Visumantragsteller weltweit können nun diese App nutzen, um biometrische Gesichtsdaten und Passinformationen direkt von ihrem Smartphone aus zu übermitteln.
Durch dieses digitale Verfahren entfällt die Notwendigkeit, persönlich zu einem biometrischen Erfassungszentrum zu gehen, und es wird kostenlos angeboten.
Die endgültige Einführung ist für Anfang 2026 geplant, um alle bisher noch nicht berücksichtigten Länder in das Programm zur Erfassung biometrischer Daten einzubeziehen.
India: New e-production investment e-visa introduced
Indien: Neues E-Visum für Investitionen in die elektronische Produktion eingeführt
The Indian government has introduced a new type of e-visa, known as the “E-Production Investment Visa” , which covers installation and commissioning, quality control and maintenance, production, the establishment of information technology and enterprise resource planning, training, the development of the supply chain for approved suppliers, the planning and commissioning of facilities, and entry as a manager or executive for a period of six months under an electronic travel authorization for multiple entries.
The application process is online and takes three to seven business days for nationals eligible for electronic visas (Chinese nationals should expect a longer processing time).
This new visa was introduced specifically for Indian production/manufacturing companies that wish to hire employees of their suppliers for the above activities.
Die indische Regierung hat eine neue Art von E-Visum eingeführt, das sogenannte E-Production Investment Visa, welches die Installation und Inbetriebnahme, Qualitätskontrolle und Wartung, Produktion, den Aufbau von Informationstechnologie und Unternehmensressourcenplanung, Schulungen, die Entwicklung der Lieferkette für zugelassene Lieferanten, die Planung und Inbetriebnahme von Anlagen sowie die Einreise als Führungskraft oder leitender Angestellter für einen Zeitraum von sechs Monaten im Rahmen einer elektronischen Reisegenehmigung für mehrfache Einreisen ermöglicht.
Das Antragsverfahren erfolgt online und die Bearbeitung dauert drei bis sieben Werktage für Staatsangehörige, die für elektronische Visa in Frage kommen (für chinesische Staatsangehörige ist eine längere Bearbeitungszeit zu erwarten).
Dieses neue Visum wurde speziell für indische Produktions-/Fertigungsunternehmen eingeführt, die Mitarbeiter ihrer Lieferanten für die oben genannten Tätigkeiten einstellen möchten.
United States: US consulates cancel appointments for H-1B and H-4 visas due to new online presence check
Vereinigte Staaten: US-Konsulate sagen aufgrund einer neuen Online-Präsenzprüfung Termine für H-1B- und H-4-Visa ab
Due to a plan by the U.S. State Department to review the online presence of applicants for H-1B and H-4 visas, a number of US consulates are canceling and postponing visa appointments originally scheduled for December 15 or later.
Many applicants are facing postponements of their visa appointments until March 2026.
It is likely that more and more US consulates worldwide will cancel and postpone some of their H1B and H-4 visa appointments originally scheduled for December 15 and later.
Aufgrund eines Plans des US-Aussenministeriums, die Online-Präsenz von Antragstellern für H-1B- und H-4- Visa zu überprüfen, stornieren und verschieben eine Reihe von US-Konsulaten Visa-Termine, die ursprünglich für den 15. Dezember oder später angesetzt waren.
Viele Antragsteller sehen sich mit einer Verschiebung ihrer Visa-Termine auf März 2026 konfrontiert.
Es ist wahrscheinlich, dass immer mehr US-Konsulate weltweit einen Teil ihrer H-1B- und H-4-Visumtermine, die ursprünglich für den 15. Dezember und später angesetzt waren, absagen und verschieben werden.
Part 2: Risk assessment in global mobility: An overview of five key risk areas
NORMAREYNOV, CONVINUS
Sending employees abroad regularly raises a number of legal and administrative questions. After the initial preliminary review (as described in part one), a more detailed analysis of the individual risk areas is required. In practice, it has been shown consistently that certain issues are relevant to almost every foreign assignment and, depending on the circumstances, can pose risks of varying degrees to the company and the employees concerned.
Basically, there are five key risks that HR and global mobility need to keep in mind. These are work permits, social security, income taxes, labor law, and the risk associated with permanent establishments. The big challenge here is that although the individual areas must be considered separately on the basis of their respective legal foundations, they must then be brought into an overall context, so that it is not always possible to resolve every area to the complete satisfaction of all parties involved.
1.Work permits and reporting requirements
Whether a work permit is required depends not only on the country of employment, but also on the activity, duration, and nationality of the person concerned. In many countries, even short business trips (e.g., for meetings or project work) lead to activities that must be registered or even to work that requires a permit. Companies that overlook this, due to ignorance or even deliberately, risk having their employees refused entry at the border, fines, and damage to their reputation. The situation becomes particularly complex in the case of repeated stays in the same country or crossborder role profiles. It is, therefore, essential to carry out a thorough check in advance.
2.Social security coverage
When working across borders, the question of applicable social security law always arises. For assignments to countries with social security agreements, an A1 certificate or a Certificate of Coverage can be used to ensure continued insurance coverage in the home country and exemption from social security contributions abroad.
In the case of regular cross-border work (e.g., commuters or cross-border workers with a home office), the social security issue becomes more complex. Here, each individual case must be examined specifically to determine the consequences under social security law and to avoid an unwanted switch to a foreign system.
Without a valid A1 certificate or Certificate of Coverage, there is a risk of double insurance or, in the worst case, even a complete loss of insurance. For companies, this means not only administrative effort, but also financial risks, such as additional contributions or gaps in benefits in the event of illness, accident, or retirement provision.
3.Tax risks and tax liability
Due diligence regarding tax liability is often at the top of the agenda for foreign assignments. However, in practice, it can be observed that due to a lack of expertise or insufficient information, the review is often carried out improperly “on the fly, ” resulting in, for example, the 183-day rule being misinterpreted.
Often, (HR) employees are not even aware that the 183-day rule does not only count the days (per calendar year, tax year, or 12-month period), but also takes into account salary payments or cost coverage in the country of assignment. For example, subsequent partial cost allocation to the country of assignment or the payment of a per diem allowance locally can trigger tax liability in the country of assignment.
In the area of taxation in particular, it is, therefore, essential not only to have a comprehensive picture of the employee's personal situation, but also to be aware of internal company components such as cost allocations or payments in the country of assignment.
4.Labor law pitfalls
Many companies overlook the fact that local labor law regulations may also apply to international assignments or other foreign postings. In some countries, protective regulations (e.g., regarding working hours, maternity leave, or minimum wages) apply after only a short period of time. This can mean that local occupational health and safety conditions apply even though Swiss labor law has been agreed upon. The risk is not only legal in nature, but can also entail a considerable administrative burden for the company in order to find out all the necessary regulations and then implement them.
5.Permanent establishment risks
In a cross-border context, the issue of permanent establishments is often a major headache for human resources departments. Not least because this is not actually an HR issue, but rather one that falls within the domain of corporate taxation. This is challenging because HR managers usually have limited knowledge of permanent establishment issues and are inevitably dependent on the tax or finance department. The latter, in turn, naturally takes a rather strict approach to risk assessment, which does not necessarily make foreign assignments any easier.
If an employee regularly works or wants to work abroad, for example in a management position, with signing authority or in customer service, this can lead to the unintended creation of a permanent establishment in the country of assignment. This would not only have an impact on the company's local tax liability, but also on profit shifting issues and the company's overall tax situation.
Conclusion
Regardless of whether it is a traditional international assignment, a remote work scenario, or a cross-border commuter, the five risks mentioned above affect almost every foreign assignment.
They should, therefore, be firmly integrated into every global mobility process as automated check steps. The aim is not for the HR or global mobility departments to check and assess the five core areas themselves, but rather to ensure that there is an appropriate level of risk awareness and that external expertise is called in when necessary.
Companies that systematically analyze these risk areas before approving an international assignment not only reduce legal uncertainties, but also increase planning security for all parties involved. At the same time, they strengthen confidence in their internal processes and avoid costly corrections afterwards.
The next part of this series of articles will, therefore, focus on the question of what a practical risk analysis and decision-making process in the global mobility environment (from the initial idea to the decision) might look like.
Teil 2: Risk Assessment im Bereich Global Mobility: Fünf zentrale Risikobereiche im Überblick
NORMAREYNOV, CONVINUS
Auslandseinsätze von Mitarbeitenden werfen regelmässig eine Vielzahl von rechtlichen und administrativen Fragen auf. Nach der grundsätzlichen Vorprüfung (wie im ersten Teil beschrieben) steht die genauere Analyse der einzelnen Risikobereiche an. Dabei zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass bestimmte Themen bei nahezu jedem Auslandseinsatz relevant sind und je nach Ausgestaltung mehr oder weniger grosse Risiken für das Unternehmen und die betroffenen Mitarbeiter bergen können.
Grundsätzlich lassen sich hierbei fünf Kernrisiken identifizieren, die HR und Global Mobility im Blick behalten müssen. Diese sind Arbeitsbewilligungen, Sozialversicherungen, Steuern, Arbeitsrecht und das Betriebsstättenrisiko. Die grosse Herausforderung hierbei ist, dass die einzelnen Bereiche zwar separat anhand ihrer jeweiligen gesetzlichen Grundlagen betrachtet werden müssen, sie dann aber in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden müssen, so dass nicht immer jeder Bereich zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten gelöst werden kann.
1. Arbeitsbewill
igungen und Meldepflichten
Ob eine Arbeitsbewilligung erforderlich ist, hängt nicht nur vom Einsatzland, sondern auch von der Tätigkeit, der Dauer und der Staatsangehörigkeit der betroffenen Person ab. In vielen Ländern führen selbst kurze, geschäftliche Aufenthalte (z.B. für Meetings oder Projektarbeit) zu meldepflichtigen Tätigkeiten oder sogar zu bewilligungspflichtigem Arbeiten. Unternehmen, die dies aus Unkenntnis oder gar bewusst übersehen, riskieren Abweisungen der Mitarbeiter beim Grenzübertritt, Bussen und auch Reputationsschäden. Besonders komplex wird es bei wiederholten Aufenthalten im gleichen Staat oder grenzüberschreitenden Rollenprofilen. Eine saubere Prüfung im Vorfeld ist daher essenziell.
2. Sozialversicherungsrechtliche Absicherung
Bei grenzüberschreitendem Arbeiten stellt sich auch immer die Frage nach dem anwendbaren Sozialversicherungsrecht.
Bei Entsendungen in Staaten mit Sozialversicherungsabkommen kann mit Hilfe einer A1- Bescheinigung oder eines Certificates of Coverage regemässig die Weiterversicherung im Heimatland und die Befreiung von den Sozialversicherungen im Ausland bewirkt werden.
Bei regelmässiger grenzüberschreitender Tätigkeit (z.B. bei Commutern oder Grenzgängern mit Homeoffice) wird die Sozialversicherungsthematik komplexer. Hier muss anhand des jeweiligen Einzelfalls konkret geprüft werden, welche sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen dies mit sich bringt und ungewollter Wechsel in ein ausländisches System vermieden werden können.
Ohne gültige A1-Bescheinigung oder Certificate of Coverage drohen Doppelversicherungen oder schlimmstenfalls sogar ein kompletter Versicherungsausfall. Für Unternehmen bedeutet dies dann nicht nur einen administrativen Aufwand, sondern auch finanzielle Risiken, etwa bei Nachforderungen der Beiträge oder Leistungslücken bei Krankheit, Unfall oder der Altersvorsorge.
3. Steuerliche Risiken und Steuerpflicht
Die «Due Diligence» zur Steuerpflicht steht bei Auslandseinsätzen oft ganz oben auf der Tagesordnung. Dennoch ist in der Praxis zu beobachten, dass die Prüfung aufgrund mangelnden Knowhows oder unzureichender Informationen «auf die Schnelle» oft unsachgemäss ausgeführt wird und z.B. die 183-Tage-Regelung falsch ausgelegt wird.
Oftmals ist es den (HR-)Mitarbeitern gar nicht bewusst, dass bei der 183-Tage-Regelung nicht nur die Tage (pro Kalenderjahr, Steuerjahr oder 12-Monats-Periode) gezählt werden, sondern auch die Punkte Gehaltsauszahlung oder Kostenübernahme im Einsatzland berücksichtigt werden müssen. So können beispielsweise eine spätere teilweise Kostenverrechnung ins Einsatzland oder die Auszahlung einer Per-Diem-Allowance vor Ort eine Steuerpflicht im Einsatzland auslösen.
Gerade im Steuerbereich ist es daher unerlässlich, sich nicht nur ein umfassendes Bild von der persönlichen Situation des Mitarbeiters zu machen, sondern auch die unternehmensinternen Komponenten wie Kostenweiterbelastungen oder Zahlungen im Einsatzland zu kennen.
4. Arbeitsrechtliche Fallstricke
Viele Unternehmen übersehen, dass lokale arbeitsrechtliche Vorschriften auch bei Entsendungen oder sonstigen Auslandseinsätzen gelten können. In einigen Ländern greifen Schutzvorschriften (z.B. in Bezug auf Arbeitszeiten, Mutterschutz oder Mindestlöhne) bereits nach kurzer Zeit. Dies kann dazu führen, dass lokale Arbeitsschutzbedingungen anwendbar sind, obwohl Schweizer Arbeitsrecht vereinbart wurde.
Das Risiko ist dabei nicht nur rechtlicher Natur, sondern kann auch einen erheblichen administrativen Aufwand für das Unternehmen mit sich bringen, um überhaupt alle notwendigen Bestimmungen in Erfahrung zu bringen und dies dann auch umzusetzen.
5. Betriebsstättenrisiken (Permanent Establishment)
Im grenzüberschreitenden Kontext ist das «Betriebsstättenthema» oftmals das Schreckgespenst für die Personalabteilung. Nicht zuletzt, weil dies eigentlich kein HR-Thema ist, sondern dem Unternehmenssteuerbereich zuzuordnen ist. Das ist insofern herausfordernd, als dass Personalverantwortliche in der Regel nur über begrenztes Wissen zur Betriebsstättenthematik verfügen und dabei zwangsläufig auf die Steuer- oder Finanzabteilung angewiesen sind. Diese wiederum nimmt naturgemäss eine eher strenge Risikoeinschätzung vor; was Auslandseinsätze nicht unbedingt einfacher macht.
Denn wenn ein Mitarbeiter regelmässig im Ausland tätig ist oder sein will, etwa in leitender Funktion, mit Abschlussvollmachten oder in der Kundenbetreuung, kann dies zur unbeabsichtigten Begründung einer Betriebsstätte im Einsatzstaat führen. Das hätte nicht nur Auswirkungen auf die lokale Steuerpflicht des Unternehmens, sondern auch auf Gewinnverlagerungsthemen und die steuerliche Gesamtsituation der Firma.
Fazit
Unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Entsendung, einen Remote-Work-Fall oder einen Grenzgänger handelt, betreffen die genannten fünf Risiken nahezu jeden Auslandseinsatz.
Sie sollten daher als automatisierte Prüfschritte fest in jeden Global-Mobility-Prozess integriert werden. Dabei ist es nicht das Ziel, dass die Personal- oder Global Mobility Abteilung die 5 Kernbereiche selbständig prüft und beurteilt, sondern vielmehr, dass ein entsprechendes Risikobewusstsein vorhanden ist und bei Bedarf externe Expertise beigezogen wird.
Unternehmen, die diese Risikobereiche vor der Genehmigung eines Auslandseinsatzes systematisch analysieren, reduzieren nicht nur rechtliche Unsicherheiten, sondern erhöhen auch die Planungssicherheit für alle Beteiligten. Gleichzeitig stärken sie das Vertrauen in ihre internen Prozesse und vermeiden teure Korrekturen im Nachgang.
Der nächste Teil dieser Artikelserie widmet sich daher der Frage, wie ein praxistauglicher Risikoanalyse- und Entscheidungsprozess im Global-Mobility-Umfeld (von der ersten Idee bis zur Entscheidung) aussehen kann.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
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