国际商事仲裁中的电子邮件送达问题

1. 电子邮件是国际商事仲裁中普遍认可的送达方式

电子邮件送达是主流国际仲裁机构普遍接受和认可的送达方式。例如，ICC仲裁规则规定，“秘书处和仲裁庭发出的所有通知或通讯都应发往通知或通讯所针对的当事方或其代表的最新地址，该地址可由相关当事方或任意其他当事方通知。该通知或通讯可以通过签收交付、挂号邮寄、快递、电子邮件或任何其他提供发送记录的电信方式进行。”又如，香港国际仲裁中心机构仲裁规则规定，“在下述情况下，依本规则发出的任何通知或其他书面通讯，视为已送达当事人、仲裁员或香港国际仲裁中心……通过传真、电子邮件或其他能提供传送记录（包括传送日期及时间）的电子通讯方式。”

2023年9月5日，中国国际经济贸易仲裁委员会（“贸仲”）发布了新版仲裁规则（简称“贸仲2024版规则”），并于2024年1月1日正式生效。其中第八条第（二）款为新增：“仲裁文件可优先采用电子送达”。在《关于修订〈中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则〉的说明》中，贸仲指出：“优先采用电子送达可考虑如下情形：（1）受送达人在仲裁程序中以明示或默示同意电子送达方式；（2）当事人在仲裁协议中约定电子送达方式；（3）在双方当事人均有仲裁代理人，且不存在仲裁委员会仲裁院认为不宜进行电子送达的情形时，可采用电子送达。”

2. 电子邮件送达的主要问题

实践中，电子邮件送达也出现了种种问题，主要有以下几种：

（一）如何确定电子邮件地址

首先，仲裁协议中约定用于仲裁程序的电子邮件地址可以认为是有效的送达地址。《贸易法委员会仲裁规则》第2条第1款规定，“凡一方当事人已为此目的专门指定某一地址，或者仲裁庭已为此目的同意指定某一地址的，均应按该地址将任何通知送达该当事人；照此方式递送的，视为收到通知。使用传真或电子邮件等电子方式的，只能将通知递送到按上述方式指定或同意指定的地址。”因此，如果仲裁协议选择的仲裁机构允许使用电子邮件送达，那么在合同订立时就约定仲裁程序使用的电子邮件地址，可以避免后期被认定送达地址无效的风险。

其次，在仲裁协议未约定电子邮件地址的情况下，需要谨慎确定电子邮件地址，原因在于：第一，要看仲裁机构对于如何确认电子邮件地址的具体规定。例如，前述《贸易法委员会仲裁规则》仅允许使用仲裁协议中的电子邮件地址，前述贸仲2024版规则中也强调须在仲裁协议中约定电子邮件地址，在仲裁规则已经规定的情况下，若使用合同约定的通讯地址，则存在不构成有效送达的风险。第二，要注意仲裁规则对于电子邮件地址的优先顺序。例如，虽然香港国际仲裁中心认可多种电子送达方式，但之间有优先顺序，即仲裁中告知>当事人之间协议约

定>其他对外使用的情形。第三，若一个当事人存在多个员工的电子邮件可供送达，那么更高的管理人员的电子邮件地址优于基层员工。

近期具有代表性的案例是香港高等法院陈美兰法官在[2023] HKCFI 2173案的判决。该案中存在两个电子邮件地址：xyz@china.hk和XYZ@CHINAT.HK。前者是当事方所签订的补充协议中载明的邮件地址，补充协议亦约定了仲裁条款，且该补充协议作为本案证据提交。后者是一份贷款申请书上的电子邮件地址，但该份贷款申请书并未作为本案证据提交。而该案仲裁裁决提到，“《仲裁通知书》已于2022年11月7日通过电子邮件发送至贷款申请书中所列的联系方式，即电子邮件地址XYZ@CHINAT.HK，向被申请人提供在网上平台接受的用户名和密码。”

在这种情况下，陈美兰法官认为，由于补充协议是仲裁裁决的基础，故裁决书中关于送达地址的描述理应与补充协议相一致。如果裁决书中有任何印刷错误，仲裁庭理应自行或根据当事人的申请予以纠正，但在本案中没有出现这种情况。由于没有证据显示仲裁通知发送到被申请人正确的电子邮件地址，“XYZ@CHINAT.HK”也不应视为香港仲裁公会网上仲裁规则第2.1条（a）款（ii）项规定的“任何适用的仲裁协议，或任何协议中规定的，或在本合同交易项下的网站注册或交易中填写或使用的电子邮件”，自然也不属于该规则第2.1条规定的推定送达的情形。

（二）如何发送电子邮件

要完成电子邮件送达，不仅是点击“发送”按钮那么简单。实践中可能出现各种问题，例如，附件过大导致被对方邮箱拒收，发送后被对方邮件系统退回，发送后邮件系统显示对方并未打开等等。最高人民法院在“关于是否裁定不予承认和执行英国伦敦ABRA轮2004年12月28日租约仲裁裁决的请示的复函”（[2006]民四他字第34号）中提到，“在仲裁过程中，涉案申请人根据《1996年英国仲裁法》的规定，通过案外人采用电子邮件方式向被申请人送达，该送达方式并非我国所禁止，在申请人能够证明被申请人已收悉送达通知的情况下，该送达应为有效送达。但申请人未能提供被申请人确认收到电子邮件或者能够证明被申请人收到电子邮件的其他证据，证明被申请人得到指定仲裁员和仲裁程序的适当通知。”

不同于邮寄送达，有送达记录，电子邮件并没有业界统一的送达标准，不同邮箱系统的设置也不同，不同国家之间的网络畅通程度也不尽相同。因此，即使各机构的仲裁规则中，也未对该问题进行规定。国际商会仲裁院在2017年发布的《国际仲裁中的信息技术》报告中提出了针对电子送达凭证的建议，包括（1）通过激活邮件程序的回执功能，在发送成功以后自动产生送达凭证；（2）通过协议要求受送达人回复邮件确认收件；（3）网络存储系统或者资料库可以跟踪传输路径等。

但随着电子邮件送达的普及，可以预见电子邮件送达效力问题会逐渐增多。这种情况下，建议在发送电子邮件时，将电子邮件系统设置为可发送“送达成功”回执的模式，作为电子邮件送达的送达记录。

（三）慎用电子邮件送达仲裁裁决

需要特别注意的是，即使程序文件可以通过电子邮件送达，裁决书也不一定可以同样发送电子邮件。原因在于，在申请承认与执行仲裁裁决的过程中，提供仲裁裁决的正本或原件，是各国程序法的必然要求。前述国际商会仲裁院《国际仲裁中的信息技术》的报告也指出：“出于上述原因，在目前的情况下，裁决书可能还需要通过纸质方式签署并通过线下方式送达当事人，但这并不意味着根据相关国家法律产生的电子裁决书复印件，或者加盖有效电子签章的原始裁决书不能被送达或者用于其他目的。”

以贸仲2024版规则为例，虽然第八条第（二）款规定了“仲裁文件可优先采用电子送达”，但第五十二条第（十）款又特别规定，“向双方当事人送达的裁决书应为纸质文本。如双方当事人约定，或仲裁委员会认为有必要的，裁决书可以电子文本送达。”可见，减少裁决不被承认与执行的风险，裁决书在通过电子邮件发送的同时，还是应当尽量采用邮寄形式投递纸质版本。

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