Elektronik Yönetim Kurulu Toplantılarının İşleyişi Ve Yurt Dışındaki Yönetim Kurulu Üyelerinin E-imza Kullanımı

Dijitalleşen iş dünyasında kurumsal verimliliğin temel bir parçası haline gelen hızlı, esnek ve mekandan bağımsız bir yapıda karar alabilme kabiliyeti, Elektronik Toplantı Sistemleri ile mümkün hale gelmektedir. Söz konusu sistem ile şirketlerin operasyonel maliyetleri minimize edilmiş ve yönetim kurulu üyelerine tamamen çevrimiçi ya da hibrit ortamda toplantılara güvenli bir biçimde katılım ve karar alma imkanı sağlanmıştır. Özellikle yurtdışından Türkiye'ye yatırım yapan, Türkiye'de şirket kuran ve yönetimlerinde bulunmak isteyen yatırımcılar açısından bu sistem ciddi bir kolaylık tanımıştır. Bu bilgi notu, elektronik yönetim kurulu sistemlerinin işleyiş mekanizmasını ve pratik uygulama süreçlerini ele almakta; ayrıca yurt dışındaki yönetim kurulu üyelerinin Türkiye veya yurt dışı menşeli e-imza sağlayıcıları ile yönetim kurulu kararlarını imzalamalarının hukuki geçerliliğini incelemektedir.

In the digitalizing business world, the ability to make decisions in a fast, flexible, and location-independent manner has become a fundamental component of corporate productivity. This capability is made possible through Electronic Meeting Systems. By utilizing these systems, companies can minimize operational costs while providing board members with the opportunity to securely participate in meetings and take decisions in fully online or hybrid environments. This system offers significant convenience, particularly for international investors who invest in Türkiye, establish companies, and wish to take an active role in their management. This information note addresses the operational mechanisms and practical implementation processes of electronic board systems. Furthermore, it examines the legal validity of board members residing abroad signing board resolutions using electronic signature providers based in either Türkiye or foreign jurisdictions.

1- Giriş ve Hukuki Altyapı

Modern iş dünyasının gerektirdiği hız ve esneklik şirket yönetim süreçlerinin dijitalleşmesini kaçınılmaz kılmış, bu doğrultuda ETS (Elektronik Toplantı Sistemi) imkanı, yönetim kurulu üyelerinin fiziksel olarak aynı ortamda bulunma zorunluluğunu ortadan kaldırarak karar alma mekanizmalarını mekandan bağımsız hale getirmiştir. Özellikle küreselleşen şirket yapılarında yurt dışında bulunan yönetim kurulu üyelerinin karar alma süreçlerine anlık katılımını ve güvenli imza atabilmesini mümkün kılan bu sistem, fiziki toplantı organizasyonlarının beraberinde getirdiği operasyonel maliyet ve zaman kaybını minimize ederek kurumsal verimliliği arttırmıştır.

Hukuki dayanağını TTK m. 1527'den alan elektronik yönetim kurulu toplantıları ancak ilgili şirketin elektronik ortamda toplantı yapılabilmesi için esas sözleşmesinde bu konuda bir hüküm bulunması halinde mümkün olmaktadır. Nitekim ilgili madde örneği 29 Ağustos 2012 tarihli ve 28396 sayılı Resmî Gazete'de yayınlanan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ("Tebliğ")'in 6'ncı maddesinde yer almaktadır.¹ Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından sağlanan e-YKS veya bu standartlara uygun bilişim sistemleri üzerinden gerçekleştirilen toplantılara yönetim kurulu üyeleri güvenli elektronik imza ve görüntülü/sesli iletişim araçları kullanarak katılım sağlamaktadır². Toplantıların tamamı elektronik ortamda yapılabileceği gibi bazı üyelerin fiziki olarak toplantı mahallinde bulunduğu, diğerlerinin ise elektronik ortamdan katıldığı hibrit bir sistemin uygulanması da mümkündür³. Nitekim toplantıya fiziki katılan üyeler ile elektronik olarak katılan üyelerin toplantıya iştirak şekillerinden dolayı hak ve yetkileri arasında bir fark olmayacaktır.

2- Elektronik Toplantı Süreci ve Uygulama Pratiği

Elektronik yönetim kurulu toplantısı süreci belirli teknik ve hukuki adımları takip etmektedir. Katılım isteğinin bildirimine ilişkin yöntem, yönetim kurulunca aksi yönde karar alınmadığı takdirde aşağıdaki sırayı takip edecektir.

Ø Hazırlık ve Çağrı: Yönetim kurulu toplantısına çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulur.

Ø Katılım Talebi: Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen yönetim kurulu üyesi, şirketin internet sitesinde bulundurulacak elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir (1) gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin kayıtlı elektronik posta ("KEP") hesabına iletir. Yönetim kurulu üyesinin elektronik ortamda toplantıya katılması başkanın veya diğer üyelerinin iznine bağlı değildir; üyenin elektronik ortamda toplantıya katılacağını bildirmesi yeterlidir⁴.

Ø Bildirim: Şirket, iletilen katılma talepnamelerini aldıktan sonra elektronik katılacak yönetim kurulu üyesinin ETS'ye erişimi için gerekli tanımlamaları yapar ve üyenin KEP hesabına bu durumu bildirir.

Elektronik ortamdaki toplantının idaresi ise Tebliğ hükümlerine göre aşağıdaki şekilde özetlenebilecektir.

Ø Sisteme Giriş: ETS, toplantı saatinden bir (1) saat önce erişime açılır ve üyeler güvenli elektronik imzaları ile sisteme dahil olur.

Ø Görüşme ve Oylama: Üyeler görüşlerini yazılı, sesli veya görüntülü olarak iletebilir; önerilerde bulunabilir ve oylarını sistem üzerinden kullanabilirler. Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları Başkan tarafından toplantı tutanağına ve/veya ilgili karara eklenir.

Ø İmza: Yönetim kurulu kararları güvenli elektronik imza ile imzalanabileceği gibi daha sonra fiziki imza ile de kayıt altına alınabilirler⁵.

Ø Tescil: Tescil edilmesi zorunlu kararlar Merkezi Sicil Kayıt Sistemi'ne (MERSİS) aktarılarak, ilgili ticaret sicil müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilir.

3- Kararların Deftere İşlenmesi

Bilindiği üzere İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (Tebliğ) uyarınca elektronik ortamda yönetim kurulu defterini tutması gereken şirketler belirlenmiştir. Söz konusu kararların fiziki alınması halinde bu kararın elektronik defter sistemine işlem yapabilmesi için şirket tarafından yetkilendirilen gerçek kişi tarafından elektronik defter sistemine yüklenebileceği düzenlenmiştir. Ancak e-YKS kullanacak olan şirketler kararlarını direkt olarak elektronik ortamda depolayabileceklerdir. Diğer bir ifade ile şirketlerin ETS kullanmaları durumunda ayrı bir ortamda kararlarını depolamalarına/aktarmalarına gerek olmayacaktır.

Şirketin karar defterini fiziki olarak tutuyor olması, ETS kullanımına engel teşkil etmez. Tescile konu bir karar alınacak olan; bazı katılımcıların çevrimiçi bazılarının ise fiziki katıldığı bir toplantıda süreç şu şekilde yönetilecektir:

ü Toplantıya elektronik olarak katılan üyelerin e-imza sirküleri ile oluşturulan portföyün çıktısı alınarak fiziki olarak mevcut bulunan üyelerin imzasına sunulur.

ü Toplantıya katılan tüm üyelerin ıslak imzaları tamamlandıktan sonra ilgili yönetim kurulu kararı notere onaylatılır.

ü Noter onaylı karar nüshası taranarak e-YKS'ye yüklenir ve fiziki karar defterine yapıştırılır.

ü Sistem üzerinden alınan QR kodlu belge ile ticaret sicili işlemleri gerçekleştirilebilir.

Tüm üyelerin toplantıya çevrimiçi katılması ve kararın tamamının e-imza ile imzalanması durumunda, kararın ayrıca notere onaylatılmasına gerek bulunmadığını önemine binaen belirtmek isteriz.

2- Yurt Dışındaki Üyelerin E-İmza Kullanımı

Yurt dışında bulunan yönetim kurulu üyelerinin e-YKS üzerinden karar alma süreçlerine katılımı ve bu kararları imzalamaları, kullanılan elektronik imzanın hangi ülke mevzuatına göre temin edildiğine bağlı olarak farklı hukuki sonuçlar doğurmaktadır.

Türkiye'den Temin Edilen E-İmzaların Kullanımı: Yurt dışında bulunan bir yönetim kurulu üyesi, Türkiye'de yetkilendirilmiş bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından üretilen geçerli bir e-imzaya sahipse bu imza ile e-YKS üzerinden hukuken geçerli bir şekilde imza atabilir. Üyenin fiziken yurt içinde veya yurt dışında bulunması e-imzanın teknik ve hukuki geçerliliğini etkilememektedir; zira Türkiye'den temin edilmiş geçerli bir sertifika olduğu sürece sistem üzerinden işlem yapılması mümkündür.

Yurt Dışından Temin Edilen E-İmzaların Durumu ve Hukuki Statüsü: Mevcut yasal düzenlemelerin sonucunda kural olarak yurt dışındaki bir hizmet sağlayıcıdan alınan e-imza ile e-YKS üzerinde geçerli bir imza atılması mümkün değildir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 14. maddesi uyarınca, yabancı bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından verilen sertifikaların Türkiye'de "güvenli elektronik imza" olarak kabul edilebilmesi için şu iki şarttan birinin varlığı gerekmektedir:

1. Sertifikanın verildiği ülke ile Türkiye Cumhuriyeti arasında bu konuda bir milletlerarası anlaşmanın bulunması,
2. Yabancı sertifika sağlayıcısının Türkiye'de kurulu bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından tanınmış olması.

Ancak uygulamada Avrupa Birliği ve diğer ülkelerin mevzuatları ile Türkiye'deki düzenlemeler arasındaki uyumsuzluklar elektronik imzaların karşılıklı tanınmasını zorlaştırmaktadır. Kanun'un 14. maddesindeki bu kısıtlayıcı yapı sebebiyle yabancı e-imzaların doğrudan hukuken eşdeğer kabul edilmesi neredeyse imkânsız hale gelmektedir¹. Netice itibariyle, mevcut yasal çerçeve ve uygulamadaki durum değerlendirildiğine; yurt dışı kaynaklı bir e-imza sağlayıcısı ile Türkiye'deki yönetim kurulu kararlarının imzalanacak olması halinde, ilgili imza geçerli sayılmayacaktır.

Sonuç:

• TTK m. 1527 uyarınca, şirketlerin elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapabilmesi için esas sözleşmelerinde bu konuda açık bir hüküm bulunması yasal zorunluluktur.

• Elektronik yönetim kurulu toplantıları, Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından sağlanan e-YKS veya bu standartlara uygun bilişim sistemleri üzerinden güvenli elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilmektedir.

• Şirketin karar defterini fiziki olarak tutuyor olması ETS kullanımına engel teşkil etmemektedir.
• Yurt dışında bulunan üyelerin, Türkiye'deki yetkili bir sağlayıcıdan temin edilmiş geçerli bir e-imzaya sahip olmaları kaydıyla fiziken yurt dışında bulunmaları ETS üzerinden imza atmalarına engel teşkil etmemektedir.
• Elektronik İmza Kanunu'nun 14'üncü maddesi kapsamındaki kısıtlamalar ve uluslararası karşılıklı tanıma protokollerindekinin bulunmaması nedeniyle, yurt dışından temin edilen e-imzalarla ETS üzerinden yönetim kurulu kararlarının imzalanması kural olarak mümkün görünmemektedir.
• Bilgi notumuzda, anonim şirketlerin elektronik ortamdaki yönetim kurullarına ilişkin açıkladığımız hükümler, limited şirketler açsından müdürler kurulu toplantılarında da geçerlidir.

Footnotes

1 "Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır."

2 Ancak mevcut durumdaki tek ETS'nin e-YKS olduğuna da dikkat çekmek isteriz.

3 Ayrıca bkz. Tebliğ m. 5

4 Bünyamin Gürpınar, "Anonim Şirket Yönetim Kurulu Toplantılarının Şekli ve Elektronik Toplantı Sistemi", Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Hukuk Araştırmaları Dergisi 19 / 2, 2013, s.1116

5 Bkz. TTK, madde 1527 gerekçesi.

6 Leyla Keser Berber, Kurumsal Güven Bağlamında Güven Hizmet Sağlayıcı (Trust Service Provider),Güven Hizmetleri ve Karşılıklı Tanıma Sorunu, On İki Levha Yayıncılık, 2020, s.176.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.